6.6. Przykłady dotyczące zasad sporządzenia sprawozdania - cz. 2.
Przykład nr 4 - odstąpienie od umowy.
Opis:
Zamawiający w wyniku prowadzonego postępowania o wartości zamówienia 50 000 euro zawarł w roku 2017 (czerwiec) umowę z wykonawcą na kwotę 250 000 zł (netto). W trakcie jej realizacji (wrzesień 2017 r) zamawiający na podstawie art. 145 ustawy pzp odstąpił od umowy, ponosząc koszty wynikające z jej realizacji w wysokości 50 000 zł. Czy w sprawozdaniu należy wprowadzić do zestawień kwotę 250 000 zł czy też 50 000 zł? Czy w takim przypadku nie należy wypełnić zestawienia o procedurze wynikającej z art. 4 pkt 8 - wartość zamówienia jest poniżej 30 000 euro?
Podpowiedź:
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych obliguje zamawiających do zamieszczenia w nim liczby postępowań zakończonych zawarciem umowy i wartości zawartych umów w danym roku niezależnie czy zostały one wykonane czy też nie. Tak więc w sprawozdaniu należy wprowadzić kwotę zawartej umowy (250 000 zł).
Przykład nr 5 - jak Urząd Zamówień Publicznym może sprawdzić Twoje sprawozdanie.
Podpowiedź:
Żaden z zamawiających - podmiotów zarejestrowanych w Portalu Centralnym Urzędu Zamówień Publicznych - Biuletynie Zamówień Publicznych nie jest anonimowy. Jego dane oraz wprowadzone przez niego informacje są przechowywane i analizowane przez system informatyczny. Na podstawie tych analiz są sporządzane m.in. sprawozdania z funkcjonowania systemu zamówień publicznych. Stąd nieścisłości pomiędzy danymi zapisanymi w ogłoszeniach a danymi wprowadzonymi do rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych mogą zostać uwidocznione.
Przykładowo:
Zamawiający wymieniony w przepisach ustawy pzp w art. 3 ust 1 pkt 1 w roku 2017 zawarł jedną umowę po przeprowadzeniu postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki (robota budowlana - zamówienie klasyczne) na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6. Wartość zawartej umowy wyniosła 1 600 000 zł. Wypełnione więc zostaje zestawienie tabela II w pozycji zamówienie z wolnej ręki, liczba postępowań 1; wartość zawartych umów.. 1 600 000 zł.
Dane ze sprawozdań trafiają do systemu informatycznego UZP, gdzie - jak należy przypuszczać po elektronizacji zamówień w roku 2018 - 2019 system sprawdzi (zauważone 23 mechanizmy sprawdzenia), czy w takim przypadku zamawiający wypełnił obowiązek wynikający z art. 67 ust 2 ustawy pzp . Czyli czy zostało przesłane w termie 3 dni zawiadomienie o wszczęciu postępowania do Prezesa Urzędu, które także jest w systemie informatycznym na bieżąco aktualizowane. Zamawiający faktycznie tego obowiązku nie wypełnił, gdyż nie zauważył, że podana tam kwota progowa nie odnosi się do kwoty opartej na robotach budowlanych, a na dostawach lub usługach .
Zgodnie zaś z art. 17 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U.2017.1311 t.j. z dnia 2017.07.03 z późniejszymi zmianami), może to stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych . Czy można uzupełnić taką informację w terminie późniejszym - teoretycznie TAK, ale możliwość postawienia zarzutu pozostanie…
6.7. Przykłady dotyczące zasad sporządzenia sprawozdania - cz. 3.
Przykład nr 6 - częste błędy w sprawozdaniach wynikających z procedur wskazanych w art. 4 pkt 8 ustawy pzp ("do 30 000 euro").
Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 2038) w tabeli X nakazuje wpisać zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy pzp. Jest to bodaj najtrudniejsza do prawidłowego wypełnienia część sprawozdania i w tej części może pojawić się najwięcej nieprawidłowości. Aby poprawnie wpisać dane konieczna jest współpraca pomiędzy komórkami organizacyjnymi zamawiającego i wypracowanie metod pozwalających na weryfikowanie zamówień pod kątem opisów wyszczególnionych w tabeli X w trakcie całego roku. Szczególnie tam, gdzie nie dysponuje się programem ewidencjonującym zamówienia publiczne, a ich zestawianie do sprawozdania odbywa się "na piechotę" często poprzez analizowanie danych z wszystkich faktur dotyczących zobowiązań zaciągniętych w danym roku sprawozdawczym.
Najczęściej popełniane błędy to:
1) ujmowanie zamówień nie przekraczających 30 000 euro tylko w odniesieniu do kwoty (Tabela X Lp. 1) bez weryfikowania innych przesłanek niż wartość zamówienia;
2) ujmowanie jedynie tych zamówień/umów, w stosunku do których były zawarte pisemne umowy;
3) nie wykazywanie zamówień finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
4) nie wykazywanie składek na ubezpieczenia majątkowe i dobrowolne ubezpieczenia pracownicze (o ile ich wartość nie przekracza 30 000 euro)
5) nie wykazywanie zamówień objętych umowami zlecenia i umowami o dzieło;
6) ujmowanie w sprawozdaniu podatków i opłat lokalnych;
7) ujmowanie kwot wynikających z realizacji w danym roku sprawozdawczym wcześniej zawartych umów wieloletnich;
Przykład nr 7 - Dla kontrolującego zamówienia publiczne…
Można zauważyć, że osoby zajmujące się kontrolami zamówień publicznych dość często nie mają instrumentów, aby dokładnie sprawdzić wypełnienie sprawozdania przez zamawiającego. Podane wcześniej przykłady i podpowiedzi co do nieprawidłowości w zakresie procedur objętych przepisami ustawy pzp, może także wykorzystać osoba kontrolująca zamówienia publiczne w jednostce, gdzie na zasadzie porównania sprawozdania z udzielonych zamówień wysłanych do Prezesa Urzędu porównuje się z rokiem 2017 i zamówieniami prowadzonymi przez zamawiającego. Podane wcześniej nieprawidłowości mogą skończyć się konsekwencjami, zarzutami, ….
Poniżej przykład kontroli, gdzie nieznajomość przepisów i opinii/interpretacji UZP może doprowadzić do zakwestionowania sposobu wypełnienia zestawienia tabeli X - poz. 1
"X. Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy"
W pozycji nr 1 pojawia się:
"1. / zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 818)…..
18) Dotyczy zamówień nieujętych w innych sekcjach sprawozdania. …"
Osoba sprawdzająca zasady wprowadzenia wartości udzielonych zamówień ("do 30 000 euro") na początku będzie chciała skorzystać z zestawień, danych na podstawie których zamawiający dokonał ustalenia tej wartości. Jako że w oparciu o przepisy ustawy pzp zamawiającemu takiego obowiązku nie narzucono, osoba weryfikująca podana tam kwotę może zadać kilka pytań dotyczących sposobu wyliczenia tej kwoty w sprawozdaniu. Jako że jednostka znajduje się blisko autostrady i dokonywane na "bramkach" wydatki są finansowane przez zamawiającego postawione zostanie proste pytanie - czy dokonywane tam płatności zostały wprowadzone do tej pozycji. Podobny przypadek dotyczy wydatków na parkingi. W skali roku wydatki te nie przekraczają kwoty wymienione w art. 4 pkt 8 ustawy pzp, więc należałoby rozważyć ich wprowadzenie do stosownej pozycji w sprawozdaniu…
Najczęściej zamawiający stosują dwie wersje (globalne), wskazując: że TAK lub NIE wprowadzili tych wydatków do sprawozdania. Temat zaś wymaga zapoznania się z opiami UZP upublicznionym na stronie UZP .
Wskazano w nich że (wybrane fragmenty):
"….
Zarówno tzw. opłata parkingowa, jak i opłata za przejazd autostradą, uiszczane w związku z korzystaniem z miejsca parkingowego czy też przejazdem płatną autostradą, może mieć dwojaki charakter.
W zakresie tzw. opłat parkingowych należy w szczególności wyróżnić opłaty ponoszone z tytułu parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t. j. Dz. U. z 2016, poz. 1440 j.t.). Zgodnie z tym przepisem korzystający z dróg publicznych obowiązani są do ponoszenia opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. Opłaty te kwalifikuje się jako opłaty publiczne (rodzaj danin publicznych), co zostało potwierdzone przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 10 grudnia 2002 r. (sygn. akt P 6/02) . Ww. opłaty, jako dochody publiczne, przymusowe, mogą być pobrane w drodze egzekucji administracyjnej. Obowiązek ich ponoszenia wynika wprost z przepisu prawa.
W związku z powyższym, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania nie dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, a w konsekwencji nie ma miejsca udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione z ww. tytułu nie podlegają zatem obowiązkowi sprawozdawczemu, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp.
Inaczej należy ocenić sytuację, w której zamawiający zawiera umowę, której przedmiotem jest korzystanie z płatnego parkingu prowadzonego przez podmiot nie należący do sektora publicznego. W takim przypadku mamy bowiem do czynienia z udzieleniem zamówienia publicznego. Informacje odnośnie takiej umowy zamawiający obowiązany jest uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach…"
Zamawiający wypełniając sprawozdanie, obowiązkowo powinien zapoznać się z opiniami UZP publikowanymi na stronie, gdyż zastosowanie innego sposobu sporządzenia sprawozdania będzie wprowadzać niezgodne ze stanem faktycznym informacje do systemu informatycznego UZP. Czy mogą być postawione zarzuty …. TAK, ale ich podstawa prawna i uzasadnienie nie będzie proste i nie będzie dotyczyć każdego podmiotu / zamawiającego zobowiązanego stosować przepisy ustawy pzp.
Na tym kończymy tematykę sprawozdań w roku 2018. Pozostaje kwestia zasad kontroli sprawozdań wypełnionych przez zamawiających, która może być omówiona w dalszej części tego tematu. Jednakże aby kontynuować ten temat dalej, wymagana jest znaczna ilość sygnałów od czytelników. Tylko czy warto o tym pisać…?
Jeżeli jesteś zamawiającym to chyba NIE. Świadomość błędu i konsekwencji nie jest dobrym "przyjacielem" w pracy. Do tego większa wiedza praktyczna osób "od kontroli" to większe prawdopodobieństwo zarzutów, konsekwencji…
Jeżeli jesteś osobą zajmującą się zawodowo kontrolami zamówień publicznych, czy pracownikiem UZP, RIO, NIK, …. - chyba TAK. Podniesiesz efekty i wskaźniki w swojej pracy, łatwiej wypełnisz zestawienia przy kontroli, więcej zarzutów to mniej problemów przy re/kontroli prowadzonej przez inną jednostkę.